Hoe maak een datamerge in Adobe InDesign
Met Datamerge kun je documenten voor verschillende ontvangers personaliseren.
Onze stap-voor-stap handleiding laat je zien hoe je individuele persoonsgegevens kunt samenvoegen met een InDesign-bestand. Om het proces eenvoudig te testen, krijg je gratis toegang tot een InDesign- en gegevenssjabloon.
Hoe datamerge werkt met Adobe InDesign
Voor een datamerge zijn een InDesign-document en een gegevensbron met de opgeslagen persoonsgegevens (bijvoorbeeld een Excel-lijst) nodig. Bij het koppelen van de twee bestanden worden de individuele gegevens van de ontvanger automatisch verwerkt in het InDesign-document.
InDesign document
Het startpunt is een InDesign-document zonder personalisatie.
Gegevensbron
Een tabel met alle persoonsgegevens zoals voornaam, naam of aanhef.
Samenvoegen
InDesign koppelt de persoonsgegevens aan je document.
Nóg eenvoudiger met de gratis Mailmerge Brief Generator
Met de gratis Mailmerge Brief Generator kun je direct online een mailmerge brief maken. Upload simpelweg het document als PDF en de individuele gegevens van de ontvangers als CSV en de mailmerge brief wordt automatisch gemaakt.
Maak gratis een mailmerge brief onlineStap voor stap - Een datamerge in Adobe InDesign:
Gratis InDesign- en gegevenssjabloon downloaden
Maak de lay-out in Adobe InDesign
Het ontwerpen van de lay-out is de eerste stap. Je kunt je lay-out van de brief helemaal zelf maken of ons gratis InDesign-sjabloon downloaden.
Alle teksten die gepersonaliseerd moeten worden, zoals het adres of de aanhef, kunnen voorlopig worden voorzien van plaatshouders. Deze worden later namelijk gevuld met de persoonlijke gegevens van de ontvanger uit de gegevensbron.
Maak de gegevensbron
De gegevensbron is een tabel met de individuele persoonsgegevens van de ontvangers. Je kunt de tabel maken met Microsoft Excel of een vergelijkbaar programma en deze vervolgens exporteren als CSV-bestand.
Het is belangrijk dat de eerste rij van de tabel een kenmerkende kolomnaam heeft, zoals "Voornaam". Je kunt ook ons gratis gegevenssjabloon downloaden en gebruiken.
Gegevensbron samenvoegen met Adobe InDesign
Schakel terug naar je InDesign lay-out om de gegevensbron samen te voegen met je document.
- Open het paneel "gegevenssamenvoeging" via Venster → Hulpmiddelen → Gegevenssamenvoeging.
- Klik vervolgens in het paneel "Gegevenssamenvoeging" op het menupictogram in de bovenste balk en kies "Gegevensbron selecteren…".
- In het volgende dialoogvenster zoek je het CSV-bestand of ons gegevenssjabloon en klik jet op "Openen".
Personalisatie invoegen
Nu is het tijd om elk dataveld in de InDesign lay-out te plaatsen. In het paneel "Gegevenssamenvoeging" worden alle kolomnamen van de gegevensbron weergegeven.
- Klik in een willekeurig tekstkader, plaats de cursor waar de gepersonaliseerde tekst moet komen en selecteer het gewenste veld in het paneel "Gegevenssamenvoeging". Je kunt de velden ook naar een tekstkader slepen.
Voorbeeld tonen
Om de personalisatie van Adobe InDesign te controleren, kun je een voorbeeld voor elke ontvanger inzien.
- Selecteer hiervoor het selectievakje "Voorbeeld".
- Nu vult InDesign de velden’in de lay-out met de informatie uit de gegevensbron. Je kunt tussen de verschillende ontvangers navigeren met de pijltjes.
Datamerge exporteren als PDF
Als je tevreden bent met de personalisatie, kun je het bestand exporteren als PDF óf een nieuw InDesign-document maken met alle gepersonaliseerde inhoud.
- Datamerge exporteren als PDF: Klik in het paneel "Gegevenssamenvoeging" op het menupictogram in de bovenste balk en selecteer "Exporteren naar PDF".
- Gegevens samenvoegen in een nieuw InDesign-document: Om een nieuw document te maken met ingesloten persoonsgegevens, klik op het menupictogram in het paneel "Gegevenssamenvoeging" en kies "Samengevoegd document maken...".
Problemen met datamerge in Adobe InDesign
Het samenvoegen van gegevens in InDesign kan erg tijdrovend zijn. Met de gratis Mailmerge Brief Generator is dit verleden tijd! Upload simpelweg de PDF en genereer de datamerge in enkele seconden.
Maak gratis een datamerge online
Grote bestanden: Het exporteren van een samengevoegd bestand met afbeeldingen in hoge resolutie kost veel tijd in Adobe InDesign.
Betaald programma: Als je InDesign nog niet gebruikt, moet je eerst een duur abonnement bij Adobe aanschaffen.
Ingewikkelde nabewerking: Met InDesign is het niet mogelijk om achteraf meer ontvangers toe te voegen of bestaande data aan te passen.
Mailmerge brieven direct per post laten versturen
Om het verzenden van mailmerge brieven te vereenvoudigen, biedt de online briefdienst Pingen de perfecte oplossing! Je hoeft de mailmerge brieven niet zelf af te drukken, te verpakken en naar het postkantoor te brengen Via Pingen kun je ze direct online laten versturen. De mailmerge brieven worden automatisch verwerkt en betrouwbaar bezorgd via de lokale post.
Meer informatie over Pingen
